Jak przechowywać dokumentację bezpiecznie? Czy ochrona danych, która stosuję w firmie, jest wystarczająca? Te pytania, od czasów wejścia w życie RODO, zadaje sobie regularnie wielu przedsiębiorców. Trudno się temu dziwić, bo za niewłaściwie przechowywanie dokumentów mogą grozić kary.
Jak przechowywać dokumentację bezpiecznie? Czy ochrona danych, która stosuję w firmie, jest wystarczająca? Te pytania, od czasów wejścia w życie RODO, zadaje sobie regularnie wielu przedsiębiorców. Trudno się temu dziwić, bo za niewłaściwie przechowywanie dokumentów mogą grozić kary.
Przechowywanie dokumentacji firmowej
Wśród dokumentacji zbieranej przez firmę znaleźć można informacje różnego typu: dane kontrahentów, know-how, informacje o klientach, o sytuacji finansowej firmy i wiele innych szczegółów, do których nieupoważnione osoby nie powinny mieć dostępu. Przedsiębiorstwa starają się zabezpieczyć takie dane, wykorzystując do tego środki, jakimi dysponują. Większe firmy mogą pozwolić sobie na wynajem całych pomieszczeń, które następnie zaaranżowane są pod archiwa.
Mniejsze przedsiębiorstwa najczęściej przechowują te dokumenty w obrębie swojej firmy – w specjalnych szafach, regałach itp. W obydwu tych przypadkach pojawia się jednak pewne niebezpieczeństwo. Aby w pełni zabezpieczyć obszerne archiwa, konieczne jest poniesienie dość wysokich inwestycji na systemy ochrony. Te z kolei mogą być droższe niż czynsz wynajmowanej powierzchni, co, po dodaniu, wiąże się z dużym kosztem. Takich wydatków nierzadko nie chcą podejmować nawet bardzo dobrze prosperujące firmy.
W mniejszych przedsiębiorstwach z kolei problem ma nieco innych charakter. Tu też konieczne są dodatkowe zabezpieczenia, chociaż, ze względu na nieco mniejszą skalę, inwestycja jest proporcjonalnie mniejsza. W tym przypadku pojawia się jeszcze jedna istotna trudność – ograniczenie przestrzeni do pracy. Nawet niewielka działalność gospodarcza może generować ogromne ilości papierowej dokumentacji.
Oferty zewnętrznych firm oferujących profesjonalne przechowywanie dokumentów
Jeśli samodzielne przechowywanie dokumentacji wiąże się ze zbyt dużymi uciążliwościami oraz kosztem, warto rozważyć skorzystanie z wyspecjalizowanej pomocy. Tego typu firmy, oferujące usługi w zakresie zarządzania dokumentami, najczęściej podchodzą do tych kwestii bardzo kompleksowo. W efekcie, zgłaszając się do takiego podmiotu, przeważnie możemy liczyć nie tylko na przechowywanie dokumentów, ale też na:
- wcześniejszą ich archiwizację
- digitalizację dokumentów;
- niszczenie dokumentów.
Oznacza to, że z jednym usługodawcą, nasze dokumenty mogą przejść cały cykl, od początkowej fazy, w której należy je właściwie posegregować, przez etap przechowywania (przez okres wymagany prawnie), aż po profesjonalnie przeprowadzona utylizację akt. Zdanie się na jednego partnera do współpracy w tym zakresie to duże ułatwienie dla przedsiębiorstwa, oszczędność pieniędzy oraz czasu na research, który trzeba by było przeprowadzić, szukając każdego z usługodawców z osobna.
W jakich warunkach odbywa się przechowywanie dokumentów w zewnętrznych archiwach?
Firmy, które specjalizują się w przechowywaniu dokumentów, odróżnia od pozostałych przedsiębiorstw jedna ważna sprawa – we wdrażaniu zaawansowanych technologicznie rozwiązań mogą wykorzystać efekt skali. Dzięki temu wyposażają swoje placówki w systemy, na które inne firmy często nie mogłyby sobie pozwolić, bo kosztowałoby to ich zbyt dużo pieniędzy lub/i czasu.
Przechowywanie dokumentów odbywa się w specjalnie wydzielonych pomieszczeniach. Warunki, takie jak wilgotność czy temperatura są dopasowywane do rodzaju dokumentacji; pod uwagę bierze się więc to, czy są to archiwa papierowe, czy informacje w formacie cyfrowym zapisane na nośnikach danych. Przeważnie klienci mogą liczyć również na zabezpieczenia przeciwogniowe i przeciwpowodziowe (tak jest np. w firmie Rhenus Data Office Polska). Szereg barier fizycznych i logicznych sprawia, że klienci rzetelnych firm przechowujących dokumentację, mogą czuć się pewnie. Warto w tym miejscu wspomnieć również o kwestii dostępu do dokumentacji. Poszukując usługodawcy, koniecznie sprawdźmy, jak wygląda system wydawania akt, czy nie jest czasochłonny i zbyt zbiurokratyzowany. Wcześniejsze sprawdzenie tek kwestii uchroni nas przed ewentualną frustracją i stratą czasu. W profesjonalnych firmach proces ten jest maksymalnie uproszczony.
Co, jeśli jednak decydujemy się na przechowywanie dokumentów samodzielnie?
Jeśli po analizie swoich możliwości dotyczących zabezpieczeń, podjęliśmy decyzję o samodzielnym przechowywaniu dokumentów, powinniśmy wziąć pod uwagę jeszcze jedną kwestię związaną z RODO. Mowa o rozszerzeniu praw właścicieli danych osobowych. Od wprowadzenia RODO mogą oni bowiem zażądać, aby firma całkowicie zaprzestała przetwarzać ich dane (prawo do zapomnienia) lub pozwoliła im na wgląd w te informacje. Oznacza to, że do segregacji akt należy podejść szczególnie precyzyjnie. Nawet jeśli nie planujemy zdecydować się na zewnętrzną usługę przechowywania dokumentów, być może warto będzie skorzystać z pomocy polegającej na wsparciu profesjonalnych archiwistów. Nie da się zapobiec napływowi dokumentacji do firmy, a dobie RODO bardzo ważne staje się takie zarządzanie aktami, aby w każdej chwili móc zrealizować rozszerzone prawa właścicieli informacji.
